Beschluss #199437
openDienstleistungsauftrag Migrierung Mailserver
Description
Der Bundesvorstand möge beschließen, 7.400 EUR aus dem Budget für die VerwaltungsIT für die Migrierung des Mailservers auf das System mailcow: Dockerized bereitzustellen.
Begründung:
Das derzeitig genutzte System ist eine eigene Installation, die auf Mailu basiert, jedoch nicht nach den offiziellen Community-Dokumentationen eingerichtet wurde. Eine Wartung des Systems ist dadurch schwierig, eine Übergabe sehr schwierig. Hinzu kommt, dass der derzeitige Mailserver nur 200 E-Mails/Tag pro Postfach erlaubt, was gerade für Einladungsmails viel zu wenig ist. Eine Änderung dieser Sperre für einzelne Postfächer ist nur auf Systemebene in den Konfigurationsdateien möglich. Als weiteren Punkt funktioniert das Webfrontend in unserer Mailu-Installation nicht.
Zusammengefasst ist das derzeitige System unzureichend und sollte – auch mit Blick auf den EU-Wahlkampf – durch ein adäquates ersetzt werden.
Die Anforderungen sind:
- OpenSource und self-hosted
- Verwaltung von ~100 Domains mit ~1.000 Postfächern und ~500 Aliassen
- State-of-the-art (IMAP, SMTP, Spamschutz, SPF, DKIM, Webfrontend, Kontakte, Kalender etc.) und updatebar
- kein fest programmiertes E-Mail-Limit
Für diese Anforderung habe ich nur den Anbieter Servercow (The Infrastructure Company GmbH) gefunden. Diese bieten das OpenSource-System mailcow: Dockerized an, welches sehr gut dokumentiert ist, kontinuierlich weiterentwickelt wird und bei uns gehostet werden kann.
Aufgrund der Menge an Domains und Postfächern und damit der Umzug schnell und mit möglichst kurzen Ausfallzeiten durchgeführt wird, möchte ich den Umzug selbst an einen externen Dienstleister vergeben und nicht ehrenamtlich durchführen. Hier bietet sich an, der Firma, die das System selbst herausgibt, den Auftrag zu erteilen. Eine pirateninterne Vergabe kommt für mich nicht in Frage.
Das Angebot liegt bei 5.610 EUR netto und umfasst neben dem Umzug der Postfächer und Aliasse auch die Einrichtung der Domains. Inklusive 10% Puffer und Mehrwertsteuer sind das ~7.400 EUR. Da das System im Anschluss von uns gehostet und betrieben wird, entstehen keine weiteren laufenden Kosten durch die Firma selbst. Als Bonus kann in Notfällen die Firma beauftragt werden.
Files
Updated by Martin Kollien-Glaser about 1 year ago
- Stellv. Vorsitzender set to Ja
Updated by Gabriele Biwanke-Wenzel about 1 year ago
- Sitzungsdatum changed from 03 August 2023 to 17 August 2023
- Antrag auf Schieben in nächste Sitzung:
- Anne: ja
- Martin: ja
- Mark: nein
- Sven: nein
- Detlef: ja
- Christian: ja
Jan: na
Ergebnis: angenommen
Updated by Jan Kossick about 1 year ago
Zu den "Fragen" aus der Vorstandssitzung vom 3. August 2023:
F: Ich halte 8.000 bis 10.000 EUR für einen Mailserver zu teuer.
Bitte den Antrag lesen. Der Mailserver ist kostenfrei. Es geht hier um die Dienstleistung der Migrierung. Dieser Preis liegt btw. weit unter Angeboten proprietärer Anbieter.
F: Kommen die Angebote nur aus dem Raum Dresden?
Nein. Wie in der Antragsbegründung ausführlich erläutert, sind unsere Anforderungen sehr speziell. Diese Anforderung erfüllt nur die Servercow (The Infrastructure Company GmbH) aus Willich (600km westlich von Dresden an der Grenze zur Niederlande).
F: Das Angebot ist nicht akzeptabel.
Dem Angebot ging bereits ein mehrwöchiger E-Mail-Verkehr voraus, indem von Seiten der Firma die einzelnen Aspekte des jetzigen Systems abgefragt wurden um eine qualifizierte Aufwandsabschätzung zu erstellen. Diese Firma war übrigens die einzige die auf Anfrage näheres über das jetzige System wissen wollte um ein qualifiziertes Angebot zu erstellen.
F: Wollen wir das in die Partei tragen und Mitglieder um Hilfe bitten?
Die Kontaktmöglichkeiten der BundesIT sind bekannt, wer dort mitarbeiten will, kann das gerne tun. Wie BastianBB schon meinte, können bei einer Migrierung Postfächer verloren gehen. Das soll vermieden werden, deshalb mein Vorschlag, die Migrierung extern durchführen zu lassen.
F: Pflege- und Wartungsvertrag
Dockerized Mailcow läuft in Sachsen und NRW als Mailserver, es gibt also in der BundesIT mindestens zwei Menschen, die das System betreuen können. Zusätzlich ist es sehr gut dokumentiert, es gibt eine große Community, die helfen kann. Und wenn tatsächlich ein SuperGAU eintritt, kann die Firma um Hilfe gebeten werden.
Dies ist übrigens Teil der Anforderungen gewesen, dass es keinen wiederkehrende Kosten verursachenden Wartungsvertrag gibt, was die Anzahl der möglichen Dienstleister stark eingeschränkt hat.
Updated by Gabriele Biwanke-Wenzel about 1 year ago
- Status changed from Offen to Angenommen
- Vorsitzende set to Ja
- Schatzmeister (Abst.) set to Ja
- Stellv. PolGF set to Ja
Updated by Gabriele Biwanke-Wenzel about 1 year ago
- Stellv. Schatzmeister changed from Ja to Enthaltung